Управление продажами через систему контроля

Каждая компания, определив цели и задачи в отношении своего развития, выстраивает собственную систему контроля результатов и показателей. Цикличность получения данных также индивидуальна для каждой компании, как и формы контроля. Но сами способы и виды контроля играют очень важную функцию в достижении результатов, так как помогают выявить проблемные зоны на различных этапах и вовремя скоординировать действия.

Функции сотрудников управления:

1. Постановка целей на верхнем уровне
2. Каскадирование целей – более низкий уровень по задачам сотрудников
3. Создание форм отчетов для контроля различного рода действий
• Годовое планирование и отчетность
• Квартальный отчет
• Месячный отчет
• Недельный отчет
• Ежедневный отчет

Каждый из перечисленных отчетов может включать в себя различные формы контроля результатов. Например:
• данные по отгрузкам клиенту (план/факт);
• ассортимент отгрузок согласно договоренностей (листинга);
• количество визитов торгового персонала и соотношение с количеством заказов и т.п.

Отчеты могут дробиться по товарным группам, по каналам сбыта, по географии и т.п. Каждый руководитель выбирает те точки контроля, которые максимально приближают компанию к достижению поставленных задач владельцами бизнеса. Однако не стоит перегружать сотрудников излишними отчетами, которые не несут смысловой нагрузки, не используются в дальнейшем в формате действий и не приводят к качественным результатам. 

Некоторые руководители допускают очень большую ошибку, создавая огромное количество отчетов и различных таблиц для заполнения, многие из которых дублируют данные другой формы. Я считаю, что на создание отчетов для руководства у сотрудников не должно уходить много времени, так как у менеджера есть аналитические формы, с которыми он обязан самостоятельно работать для обеспечения продаж. Например, менеджеру рекомендуется отслеживать остатки и продажи своей продукции у клиента. Это важная форма для управления продажами и обеспечения не только отгрузок клиенту (IN), но и от него (OUT). Менеджер отслеживает остатки на собственных складах для обеспечения своих клиентов, отслеживает квоты и т.п. Также на менеджере лежит обязанность по контролю оплат и дебиторской задолженности. Для создания сводных форм отчетов в крупных компаниях создают аналитические отделы, которые аккумулирует все сведения и приводят их к единому выводу. 

Я мог бы привести конкретные примеры форм отчетов, но считаю это бессмысленным, так как практика показывает, что в каждой компании, под конкретные цели, должна быть создана индивидуальная форма отчета. Причем в большинстве случаев, первоначальная форма отчета в последствии претерпевает существенные изменения и в ней появляются необходимые для полного анализа данные. 

В структуре компании могут быть различная иерархия сотрудников, так или иначе относящихся к продажам. Это генеральный директор и коммерческий директор, директор по продажам, руководитель отдела продаж, супервайзер и т.п. На каждой ступени существует своя зона ответственности и формы контроля за действиями сотрудников, находящихся у них в подчинении. Насколько правильно выстроена вся цепочка по контролю, настолько качественно достигаются и результаты в продажах.

Как я говорил выше, опасно перегнуть с количеством отчетов, но также важно и не ослабить систему контроля за действиями сотрудников. В системе каждый должен четко понимать свои цели и задачи, мотивацию за достижение результатов и формы отчета, по которым ему предстоит держать отчетность. 

Кратко разберемся в структуре. 

За какими показателями следит тот или иной руководитель:

1. Генеральный директор 
• Исполнение бюджета затрат (расходы)
• Контроль за прибыльностью компании (доходы)
• План продаж (обороты компании)

2. Коммерческий директор
• Выполнение плана продаж по товарным группам
• Контроль за прибыльностью по конкретным категориям товаров
• Соблюдение бюджета затрат
• Контроль за бюджетом закупок

3. Директор по продажам
• Выполнение плана продаж по отделам
• Выполнение плана по клиентам
• Выполнение плана по товарным категориям
• Соблюдение бюджета затрат
• Контроль дебиторской задолженности

4. Руководитель отдела продаж
• Выполнение плана по менеджерам, супервайзерам (торговым)
• Выполнение плана по клиентам
• Выполнение плана по ассортименту (листинг, sku)
• Контроль дебиторской задолженности
• Соблюдение бюджета затрат

5. Супервайзер (менеджер)
• Выполнение плана продаж
• Выполнение плана по ассортименту
• Выполнение плана по количеству заказов от клиентов
• Контроль цикличности заказов от клиентов
• Контроль дебиторской задолженности
• Контроль остатков/продаж у клиентов

Данный перечень носит исключительно общий характер и в каждом индивидуальном случае список контрольных зон верхнего уровня может быть расширен (но незначительно), либо наоборот внимание сфокусировано на более узком списке. 

В общем итоге хочется отметить тот факт, что управление продажами очень сильно связано с грамотной и главное правильной системой контроля за результатами. Без понятной всем системы контроля за результатами достижение целевых показателей невозможно. Без отлаженной системы контроля за действиями результаты будет непредсказуемы и будут носить исключительно хаотичный характер, что будет снижать ваше конкурентное преимущество. Если не будет четкой системы архивирования данных планирование развития также будет крайне затруднительным и, соответственно, вероятность ошибок значительно возрастет. Поэтому относитесь к отчетности с большим вниманием, даже если вам этот процесс кажется крайне утомительным и неинтересным.  
 

Для добавления комментарий необходимо зарегистрироваться